Av Øyvind Sandbakk, seniorrådgiver, staben for transport, havn og farlei, Kystverket
KI-støttet oppsummering:
- Tilskuddsordningen: I 2025 er det satt av 128 mill. kroner til tilskuddsordningen for effektive og miljøvennlige havner. Ordningen skal effektivisere logistikkjeden gjennom tiltak i havner. Søknadene rangeres ut fra forventede positive effekter sammenlignet med omsøkt støtte.
- Offentlighetsloven: Alle har rett til innsyn i dokumenter fra forvaltningen. Loven skal sikre åpenhet, tillit, demokratisk kontroll og rettssikkerhet.
- Innsynsbegjæringer: Kystverket fikk til sammen 4447 innsynsbegjæringer siste året. De fleste av innsynsbegjæringene som gjelder tilskuddsordningen er uproblematiske å svare ut.
- Hva kan holdes tilbake? Opplysninger som er konkurransesensitive, for eksempel fraktvolum, priser og kontrakter, kan unntas innsyn. Likevel må hver sak vurderes konkret, og Kystverket har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering.
- Hvorfor åpenhet er viktig: Innsyn gjør det mulig for søkere og offentligheten å forstå hvorfor noen får støtte og andre ikke. Det styrker tilliten til Kystverket og legger til rette for kontroll og dialog. Offentlig innsyn gjør det også lettere for nye søkere å lære av tidligere prosjekter, gir mer kunnskap og høyere kvalitet på søknader, og styrker tilliten til at midlene fordeles rettferdig.
- Framover: Kystverket vurderer å gjøre alle innsendte dokumenter offentlige i fremtidige utlysninger. Det vil både redusere arbeidsmengden og sikre enda større transparens.
Hva er offentlighetsloven?
Offentlighetsloven er en lov som gjelder for Kystverket, som en del av den offentlige forvaltningen. Offentlighetsloven bygger på offentlighetsprinsippet (https://snl.no/offentlighetsprinsippet), som i forvaltningsretten handler om retten til innsyn i for eksempel saksdokumenter. «Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta.»
For å få innsyn i dokumenter fra offentlig forvaltning kan enhver person, med navn eller anonymt, fremsette krav, eller innsynsbegjæring, skriftlig eller muntlig. I dag vil de fleste innsynsbegjæringer komme elektronisk, gjerne gjennom en eInnsyn-løsning.
Tilskuddsordningen for effektive og miljøvennlige havner
Tilskuddsordningen for effektive og miljøvennlige havner ble lansert i 2019. Målet for ordningen er å effektivisere logistikkjeden gjennom tiltak i havn. Figuren under viser utviklingen av finansieringen av ordningen i årene 2019 til 2025. Bevilgning er årlige bevilgninger over statsbudsjettet, og fullmakt refererer til bindinger utover budsjettåret.
finansieringen av ordningen i årene 2019 til 2025.
Målgruppen for ordningen er eiere og operatører av private og offentlige havner. Det er ingen begrensninger på hvor mange som kan søke. Det er derfor en åpen konkurranse mellom søknadene/prosjektene, og Kystverket rangerer søknadene etter prosjektenes antatt positive effekter målt opp mot det omsøkte støttebeløpet.
Kystverket mottar stadig innsynsbegjæringer knyttet til dokumenter vedr. saksbehandling av søknader i denne tilskuddsordningen. Innsendere av innsynsbegjæringene er for eksempel naboer hvor prosjektet skal gjennomføres, lokale og nasjonale media, studenter og ikke minst potensielle søkere som leter etter informasjon om hvordan man kan strukturere en søknad.
Med økte rammer for tilskuddsordningen og en relativt vid målgruppe, vil man måtte påregne stor og økende interesse for tilskuddsordningen generelt, og dokumenter knyttet til saksbehandling og rangering spesielt. Pr. 18. mars 2025 var det 2958 dokumenter knyttet til behandling av søknader i perioden 2019-2025 i Kystverkets saksbehandlingssystem.
Gjennom en e-innsynsløsning er metadata om alle disse dokumentene publisert, men bare et fåtall av dokumentene er publisert i sin helhet. Nasjonale tall for virksomheter som publiserer data til eInnsyn (https://einnsyn.no/statistikk/generell) viser at om lag 3,5 prosent av dokumentene ligger åpent tilgjengelige, mens over 96 prosent av dokumentene ligger publisert med kun metadata.
Offentlighetsloven og Kystverket
Kystverkets etablerte rutiner knyttet til innsynsbegjæringer følger krav som er satt i offentlighetsloven. Ifølge veilederen til offentlighetsloven bør en ordinær innsynsbegjæring avgjøres samme dag, og senest i løpet av en til tre virkedager. Forblir innsynsbegjæringen ikke besvart i løpet av fem dager, er dette å anse som et avslag som kan påklages av den som ber om innsyn. Kystverket har en etablert praksis om at innsynsbegjæringer blir videreformidlet til rett saksbehandler/avdeling, og at den som ber om innsyn får svar pr. e-post.
De siste 12 månedene har Kystverket totalt mottatt 4447 innsynsbegjæringer. Hvis man regner rett over 20 minutter arbeidstid på å registrere, saksbehandle og svare ut én innsynsbegjæring, vil 4447 innsynsbegjæringer legge beslag på ca. ett årsverk.
Når det gjelder innsynsbegjæringer knyttet til forvaltningen av tilskuddsordningen for effektive og miljøvennlige havner, er de fleste innsynsbegjæringene uproblematiske å svare ut.
Informasjon som kan være konkurransesensitivt skal unntas offentlighet, jf. forvaltningslovens § 13. Dette gjelder blant annet «…forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.» I en del søknader finnes det ett eller flere vedlegg som søker har markert som «unntatt offentlighet», «intern», «må ikke deles» e.l.
Det er spesielt dokumenter som kan inneholde informasjon om marked og konkurranse som søkere ønsker å unnta offentlighet. Ifølge offentlighetslovens § 29 skal organet som mottar et innsynskrav «…vurdere kravet konkret og sjølvstendig.» Et par av spørsmålene som da gjør seg gjeldende er; hva med de sakene der Kystverkets vurdering kan være en annen enn den som har sendt inn dokumentet? Og hvor går grensen for når informasjon blir konkurransesensitiv?
I enkelte søknader ønsker innsender å unnta alt fra offentlighet. For det første bør enhver organisasjon (enkeltpersoner er ikke støtteberettiget) forstå at søknadsskjema og vedlagte dokumenter som blir sendt til et offentlig organ, blir arkivert og omfattet av offentlighetsloven. Kystverket informerer også om dette i veilederen til tilskuddsordningen. For det andre må hensynet til andre søkere veie tungt, spesielt i en åpen utlysning hvor det vil være konkurranse mellom ulike søknader. Enhver søker skal kunne ettergå Kystverkets vurderinger av sin egen og andres søknader, og åpenhet rundt søknadene og Kystverkets vurderinger er derfor viktig. Tilskuddsordningen for effektive og miljøvennlige havner forvalter statlige midler på vegne av fellesskapet, og hvorfor noen søkere blir innvilget tilskudd, og andre ikke, bør være av interesse både for andre søkere og offentligheten generelt.
I noen søknader vil det være enkelte vedlegg som søker har ønske om å unnta offentlighet, mens det i andre tilfeller vil være tilsvarende informasjon i vedlegg som ikke er merket med unntatt offentlighet. Kystverket har ingen etablerte rutiner eller prosedyrer i slike saker, og i de fleste tilfeller vil innsender bli kontaktet for å gi en begrunnelse av årsaken til at dokumentet er ønsket unntatt offentlighet. I forvaltningen av tilskuddsordningen for effektive og miljøvennlige havner er det som oftest informasjon knyttet til fraktvolumer, priser og kontrakter som kan være sensitivt i en konkurransesituasjon innad i en havn eller mellom havner.
Målgruppen til tilskuddsordningen er både eiere og operatører av havner, så konkurrerende virksomheter kan operere i samme havn. Dette taler for at man bør ta særskilt hensyn når det gjelder informasjon som kan være sensitivt siden det i mange tilfeller er tøff konkurranse mellom operatører/havner, og det kan være små marginer som tipper en kunde den ene eller andre veien. Oppsummert må hver sak vurderes individuelt, og Kystverket har en plikt til å foreta en selvstendig vurdering av innkomne innsynsbegjæringer.
Dialog med søkerne
I forkant av en utlysning eller i veiledningsperioden frem mot søknadsfrist, mottar Kystverket både innsynsbegjæringer, e-poster og telefoner fra potensielle søkere hvor det blir bedt om innsyn i tidligere søknader som kan være relevante, eller innsyn i søknader som har blitt innvilget tilsagn om tilskudd tidligere. Gjennom åpenhet om søknader og vurderinger vil mye informasjon være lett tilgjengelig for potensielle søkere i en fremtidig utlysning. Ved at dokumenter og vurderinger ligger åpent tilgjengelig vil minske arbeidsbelastningen for Kystverket knyttet til innsyn i en periode hvor mange søkere ønsker både informasjon og veiledning på sine søknader og prosjekt.
I tillegg vil åpenhet i saksbehandlingen kunne føre til at andre søkere får inspirasjon til å utvikle gode løsninger til prosjekter som kan søke om tilskudd. Bedre løsninger og bedre prosjekter vil kunne bidra til større positive gevinster i logistikkjeden, og derigjennom bedre måloppnåelse for tilskuddsordningen og større verdiskaping langs kysten.
Man må også anta at lett tilgjengelig informasjon vil kunne føre til at det blir utarbeidet søknader med høyere kvalitet, siden informasjon om blant annet beregningsgrunnlag og rangeringer vil gi potensielle søkere en pekepinn på hvorvidt deres søknad vil kunne oppfylle kravene for å bli innvilget tilsagn om tilskudd. Dette vil føre til tøffere konkurranse mellom søkerne, men desto bedre prosjekter som blir innvilget tilskudd.
Kystverket vil vurdere å endre veilederen til tilskuddsordningen for effektive og miljøvennlige havner, slik at det blir etablert en praksis med at alle dokumenter som blir innsendt i forbindelse med en utlysning skal offentliggjøres i sin helhet. Dette må i så tilfelle fremkomme tydelig i utlysning og veileder. En slik endring vil kunne bidra til god praktisering av transparens i saksbehandlingen og føre til mindre tidsbruk, både for søkere og Kystverket.
Avslutning
Når man ser til formålet med offentlighetsloven er det i arbeidet med saksbehandling av søknader om tilskudd verdt å merke seg delene i formålsparagrafen som gjelder tillitt til det offentlige og kontroll fra allmennheten. En åpen saksbehandling, spesielt i en konkurransesituasjon med begrensede midler, gjør at søkere eller andre interessenter kan ettergå Kystverkets vurderinger av innkomne søknader.
Åpenhet om hvilke kriterier som ligger til grunn, hvilken dokumentasjon som er innsendt og hvordan Kystverket har vurdert søknadene vil medføre tillit til at vi forvalter tilskuddsordningen på en god måte. Samtidig åpnes det for en dialog rundt alternative vurderinger eller eventuelle feil. Dette taler for at flere dokumenter knyttet til saksbehandlingen av søknader om tilskudd bør publiseres.