Denne veilederen beskriver den kommunale beredskapsplikten, aksjonsplikten og bistandsplikten. Den gir også retningslinjer for håndtering av de administrative oppgavene som følger av hendelser med akutt forurensning.
Kystverkets visjon er å utvikle kysten og havområdene til verdens sikreste og reineste. Vi skal ivareta statens ansvar for beredskap mot akutt forurensning. Dette ansvaret omfatter all akutt forurensning både til lands og til vanns. Kystverket skal sørge for at statens beredskap er tilpasset det til enhver tid gjeldende risikobildet, og bygger i stor grad på miljørisiko- og beredskapsanalysene våre.
Den kommunale beredskapsorganisasjonen utgjør kjernen i den totale norske beredskapen mot akutt forurensning. Lokal kunnskap og evne innsats under aksjoner er avgjørende for resultatet.
Denne veilederen beskriver den kommunale beredskapsplikten, aksjonsplikten og bistandsplikten. Den gir også retningslinjer for håndtering av de administrative oppgavene som følger av hendelser med akutt forurensning. Målet er å sikre effektiv ressursbruk og tilfredsstillende dokumentasjon av tiltak og kostnader samtidig som vi på en så god måte som mulig ivaretar vårt felles miljø.
Forurensningsloven regulerer private, kommunens og statens håndtering av akutt forurensning eller fare for slik forurensning. Lovens hovedregel i § 7 slår fast at det er forbudt å forurense med mindre det foreligger særlig hjemmel for det.
Ved akutt forurensning eller fare for dette skal den ansvarlige iverksette tiltak for å avverge eller begrense skader og ulemper. Dersom den ansvarlige ikke iverksetter
tilstrekkelige tiltak, skal vedkommende kommune aksjonere. Ved større tilfeller av akutt forurensning kan statlig myndighet helt eller delvis overta ledelsen av arbeidet med å bekjempe ulykken, såkalt statlig aksjon.
I dette kapittelet beskrives kort det ansvar og oppgaver de enkelte har etter forurensningsloven ved aksjoner mot akutt forurensning.
Private virksomheter skal har nødvendig beredskap mot akutt forurensning forårsaket av egen virksomhet. Dette følger av forurensningsloven §§ 40-42.
Miljødirektoratet og statsforvalteren stiller nærmere krav og fører tilsyn med beredskapen mot akutt forurensingen hos virksomheter som er underlag deres respektive myndighet etter forurensningsloven.
Kommunen skal sørge for beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skadevirkninger innen kommunen, og som ikke dekkes av privat beredskap. Beredskapsplikten til kommunen er nærmere regulert i forskrift om kommunal beredskap mot akutt forurensning.
Kystverket skal sørge for beredskap mot større tilfeller av akutt forurensning som ikke er dekket av kommunal eller privat beredskap.
Kystverket har ansvaret for drift og utvikling av statens beredskap mot akutt forurensning, blant annet statens aksjonsorganisasjon, og skal så langt det er mulig sørge for at privat, kommunal og statlig beredskap samordnes i et nasjonalt beredskapssystem.
Det er utarbeidet en Nasjonal plan som beskriver oppbyggingen av den nasjonale beredskapen, og hvilket ansvar og roller de ulike beredskapsaktørene har ved en hendelse som medfører akutt forurensning.
Kystverket er forurensningsmyndighet ved akutt forurensningen eller fare for dette, og fører tilsyn med forurensers gjennomføring av tiltak. Kystverket kan blant annet pålegge den ansvarlige for akutt forurensing å gi opplysninger og gjennomføre tiltak og undersøkelser.
Kystverket kan benytte tvangsmulkt i henhold til forurensingsloven §73, som pressmiddel for gjennomføring av slike tiltak. Kystverket kan delegere denne myndigheten til statsforvalteren i enkeltsaker forutsatt at statsforvalteren samtykker til dette.
Den ansvarlige for akutt forurensning harplikt til å sette i verk tiltak for å avverge og begrense skader og ulempe. Dette følger av forurensningsloven § 46 første ledd jf. § 7. Tiltakene skal hindre at forurensning inntreffer eller stanse, fjerne eller begrense skader og ulemper som følge av forurensningen. Aksjonsplikten vedvarer selv om kommunen eller staten overtar aksjonen.
Dersom ansvarlig forurenser ikke iverksetter tiltak, ikke iverksetter tilstrekkelige tiltak, eller er ukjent, har kommunen plikt til å aksjonere. Kommunenes plikt til å treffe tiltak gjelder også i de tilfellene hvor det er åpenbart at en står overfor en hendelse som er så stor at staten bør overta ledelsen av aksjonen.
Aksjonsplikten gjelder også for hendelser der kommunen ikke har beredskapslikt og for akutt forurensning som inntreffer utenfor kommunen, men som medfører skadevirkninger innen kommunen. Kommunen kan aksjonere på egen hånd eller gjennom det interkommunale samarbeidet (IUA). Ved statlige aksjoner vil det på grunn av hendelsens omfang være naturlig at kommunene aksjonere gjennom IUA. Kommunens aksjonsplikt fremgår av forurensningsloven § 46 andre ledd.
Dersom den ansvarlige ikke iverksetter nødvendige tiltak eller det haster med å iverksette tiltakene kan Kystverket aksjonere på vegne av den ansvarlige i henhold til forurensningsloven § 74.
Ved større tilfeller av akutt forurensning eller fare for dette, kan Kystverket helt eller delvis overta ledelsen av arbeidet med å bekjempe ulykken (også omtalt som «statlig aksjon) jf. forurensningsloven § 46 tredje ledd. Dersom Kystverket overtar ledelsen av aksjonen, vil det bli fattet et vedtak om dette. Beslutning om statlig aksjon vil bli sendt til ansvarlig forurenser med kopi til IUA, og så langt det er praktisk mulig til de respektive kommunene.
Det offentliges kostnader vil bli krevet dekket av den ansvarlige etter §76.
Ved kommunale eller statlige aksjoner mot akutt forurensning eller fare for dette kan forurensningsmyndigheten pålegge virksomheter som har beredskapsplikt etter forurensningsloven §40 å stille til rådighet utstyr og personell som inngår i virksomhetens beredskap. Dette gjelder også ansvarlig forurenser. I slike tilfeller kan virksomhet som ikke selv er ansvarlig for forurensningen, kreve vederlag etter forurensningsloven §75.
Kommunen skal bistå ved aksjoner mot akutt forurensning når andre kommuner ber om det. Kommunen har også, etter pålegg fra Kystverket, plikt til å bistå under statlige aksjoner. Dette følger av forurensingsloven §47. For kostnader som følge av dette kan kommunen få vederlag fra staten eller den kommunen som er ansvarlig for aksjonen.
Ved kommunale aksjoner vil Kystverket yte nødvendig bistand i medhold av forurensningsloven §46 2. ledd. Bistand kan ytes i form av rådgivning og at statlige beredskapsressurser stilles til rådighet.
Alle offentlige myndigheter skal i den utstrekning det er forenlig med deres øvrige oppgaver yte bistand ved omfattende tilfeller av akutt forurensning. Kystverket har inngått forhåndsavtaler med ulike sivile og militære statlige organer om bistand ved store hendelser.
Det kan også være aktuelt med bistand fra andre offentlige etater som det ikke er inngått avtaler med.
Det overordnede målet ved enhver aksjon mot akutt forurensning er å hindre og redusere skadene på miljøet mest mulig. Ut fra oljetype, tid på året, berørte naturressurser og områdets bruksverdi, vil en prioritere de tiltakene som vurderes som nødvendige for å forhindre miljøskade og gjenopprette en tilfredsstillende miljøtilstand.
Metodene som benyttes skal være mest mulig miljøvennlige og kostnadseffektive. Tiltakene som settes i verk må kontinuerlig vurderes opp mot naturens egen evne til selvrensing, og det må vurderes hvilke skader selve renseaksjon kan påføre naturen.
Innsatsen må prioriteres ut fra hvor de mest sårbare naturressursene finnes. Kystverkets rådgivende gruppe og Miljødirektoratet (med underliggende statsforvalter) spesielt, bistår med avklaringer av hvilke områder som skal skjermes, hvilke som skal renses først og i hvor stor grad.
Rådgivende gruppe består av Havforskningsinstituttet, Fiskeridirektoratet, Mattilsynet, Miljødirektoratet, Norsk Polarinstitutt og Folkehelseinstituttet.
Kommunens (IUA) faginstans ved kommunale aksjoner vil være statsforvalterens miljøvernavdeling. Ved statlig aksjon vil statsforvalteren gi innspill via Miljødirektoratet til Kystverket.
Miljømålene for en aksjon vil for eksempel kunne være å sørge for at de mest miljøsårbare områdene skjermes mot skade, skade på fugl skal være minimal i viktige hekkeområder påfølgende hekkesesong, eller at fisk, skalldyr osv. skal ha oppnådd så lave verdier av forurensende stoffer at de innen en gitt periode igjen skal kunne konsumeres.
Kystverket vil iverksette et miljøovervåkningsprogram som pågår samtidig med opprydningsaksjonen, og som vil kunne si noe om miljømålene oppnås. En sluttbefaring med berørte og ansvarlige parter av det aktuelle området skal også bidra til svar på om ønsket opprenskning er gjennomført.
Kystverkets prioriteringer for aksjonen vil bli gitt gjennom aksjonsordre. Ordrene brytes ned i arbeidsplaner for hvert enkelt område som er forurenset.
Kystverket er hovedbedrift under statlige aksjoner mot akutt forurensning, og har derfor et samordningsansvar for helse, miljø og sikkerhetsarbeid i tråd med arbeidsmiljøloven og sjøsikkerhetsloven.
Målene for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet er, i prioritert rekkefølge:
Menneskers liv og helse skal ikke skades
Naturmiljøet skal ikke skades ytterligere som følge av innsatsen
Utstyr og materiell skal ikke skades
Ved statlige aksjoner mot akutt forurensning vil Kystverkets sikkerhetskoordinator ta kontakt med tilsvarende rolle i kommune eller IUA snarest mulig, for å få etablert et samarbeid.
Kystverket har et samarbeid med Norsk Oljevernforening For Operatørselskap (NOFO) om utarbeidelse av HMS-veiledning.
Hovedhensikten med dokumentet er å oppnå:
Målgruppen for HMS-veiledningen er ledere og medarbeidere i Kystverket og NOFO, kommuner og IUA, operatørselskaper og andre aktører som har ansvar ved iverksetting, planlegging og ledelsen av aksjoner mot akutt forurensning.
Dokumentet inneholder krav, retningslinjer, hjelpeverktøy og vedlegg som kan benyttes i forbindelse med helse-, miljø- og sikkerhets-arbeidet under en aksjon mot akutt forurensning.
Hele HMS-veiledningen kan lastes ned på denne siden.
Dette kapittelet omhandler logistikkfunksjonens ansvar, rolle og oppgaver under en aksjon mot akutt forurensning. Ved akutt forurensning er hovedprinsippene for logistikktjenesten:
Kommunen/IUA aksjonerer med egne ressurser. Kommunen skal aksjonere også i situasjoner hvor kommunen ikke har beredskapsplikt etter forurensningsloven § 43.
Kommunen/IUA skal så raskt som mulig melde fra til Kystverket om behov for bistand, inkludert behov for materiell. Kystverket har relevant forhåndslagret beredskapsmateriell fra statlige beredskapsdepoter, samt fartøy med oljevernkapasitet fra Kystverket og Kystvakten.
Ved en statlig aksjon har kommunen/ IUA samme ansvar og oppgaver som ved en kommunal aksjon. Ved behov utover eget materiell skal Kystverkets aksjonsledelse
kontaktes.
Kystverket foretar fordeling og utplassering av utstyr ut fra en helhetsvurdering og i samråd med involverte parter. Fremskutt depot vil etableres i samråd med kommune eller IUA der dette er hensiktsmessig.
5.1.3 Statlig aksjon – fra første aksjonsordre fra Kystverket
Kommunen/ IUA setter i verk tiltak med eget og tilført materiell i henhold til beredskapsplanen og aksjonsordre fra Kystverket. Aksjonsordren gir føringer for hvilket materiell kommunen eller IUA må skaffe selv, og hva som tilføres fra Kystverket.
Kystverket vil sørge for materiell til aksjonen enten fra eget lager eller ved fortløpende innkjøp. Kystverket vil der det er hensiktsmessig etablere helhetlige logistikkløsninger i samråd med involverte parter. Følgende er utgangspunktet ved enhver uønsket hendelse med akutt forurensning:
Kystverket vil:
Kystverket vil der det er hensiktsmessig, og etter nærmere avtale med kommunen eller IUA, etablere:
Så langt som mulig skal kommunen/IUA sørge for forpleining og forlegning for eget personell og midlertidig tilsatte innenfor gjeldende lover og regler. Der det på grunn av manglende infrastruktur er nødvendig å gjøre ekstraordinære tiltak, vil Kystverket i samråd med kommunen/IUA samarbeide om å finne hensiktsmessige løsninger.
Anskaffelser i offentlig regi er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 12. august 2016 (FOA).
Dersom IUA ikke er etablert som et interkommunalt selskap er det ikke et selvstendig rettssubjekt. Da er det viktig at det avklares hvem som har fullmakt til å inngå kontrakter under aksjoner. Ofte er dette verts- eller påslagskommunen.
På denne måten vil det ikke oppstå tvil om hvem som er forpliktet av kontrakter som inngås. En slik fullmakt vil innebære at en eller flere kommuner forplikter øvrige deltakerkommuner.
For å sikre ivaretakelse av anskaffelsesregelverket må personer i kommunen som har kompetanse på dette, delta i aksjonsgruppen. For å sikre gode anskaffelser i tråd med regelverk om offentlige anskaffelser anbefaler Kystverket at IUA går igjennom sine innkjøpsrutiner med innkjøpsansvarlig i vertskommunen og eventuelt andre deltakerkommuner. Siden det under aksjoner arbeides under tidspress, vil det være hensiktsmessig å ha utarbeidet prosedyrer, for hvordan anskaffelser skal gjennomføres under aksjoner mot akutt forurensning, før situasjonen oppstår. Det kan også være fornuftig å utarbeide konkurransegrunnlag på utstyr som det er sannsynlig man vil komme til å anskaffe ved en eventuell aksjon.
Habilitetsregelen medfører blant annet at ansatte i kommunen eller IUA, som tilrettelegger for og/ eller tar beslutninger som omhandler leie av båter under aksjoner, kan ikke selv drive med utleie til kommunen under aksjonen. Dersom det ikke finnes andre leiealternativer, må den ansatte fratre ved beslutningen.
Vurderinger og beslutninger angående habilitet bør dokumenteres. Det anbefales årlig gjennomgang av kommunenes til enhver tid gjeldende avtaler for en oppdatert oversikt over gyldige rammeavtaler som det kan gjøre avrop på ved en aksjon.
På internettsidene til Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) finnes veiledning og maler knyttet til anskaffelsesprosessen. Kommunen kan ha utarbeidet egne maler på området som må vurderes brukt i anskaffelsesprosessen.
Dersom kommunen eller IUA har utarbeidet egne etiske retningslinjer, gjelder disse også under aksjoner mot akutt forurensning. Habilitetsregelen i forvaltningsloven §§ 6 til 10, jf. FOA § 7-5.
Anskaffelsesregelverket pålegger kommunen/ IUA dokumentasjonsplikt. Vesentlige forhold av betydning for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes og samles i en anskaffelsesprotokoll, jf. FOA 7-1.
Dette kravet blir særlig skjerpet for anskaffelser gjort i forbindelse med en aksjon, da dokumentasjonen for anskaffelser også må ses i sammenheng med refusjonskrav mot ansvarlig forurenser. Dersom det ikke finnes tilstrekkelig dokumentasjon, eller man har inngått kontrakter som åpenbart er unødig kostbare eller unødvendige, kan dette medføre at det offentlige ikke får dekning for disse utgiftene.
Særlig om hasteanskaffelser:
Aksjoner mot akutt forurensning byr på spesielle utfordringer med hensyn til anskaffelser. Spesielt i den hektiske innledende fase av en aksjon er en utsatt for tidspress som gjør det vanskelig å planlegge anskaffelsene, både når det gjelder å definere behov og å innhente informasjon om aktuelle leverandører. Anskaffelsesregelverket regulerer adgang til å bruke unntaksregler for hasteanskaffelser.Ved bruk av unntaksbestemmelsen må vurderinger dokumenteres i protokollen.
Når statlige aksjoner avsluttes skal kommunen eller IUA inngå avtale med Kystverket om overføring av overskuddsmateriell og materiell som representerer en restverdi på en kontrollert måte. For statlig materiell vil Kystverket sørge for kassasjon og avhending i henhold til gjeldende instruks.
Kommunen eller IUA skal gjennomføre kassasjonsforretninger over materiell som blir ødelagt under aksjonen og som det kreves erstatning for. Kommunenes eget kassasjonsreglement skal legges til grunn.
Dokumentasjonen som utarbeides skal følge refusjonskravet.
Dokumentasjonen skal som et minimum omfatte:
Kassasjonsforretning anbefales gjennomført i samråd med Kystverket. Kystverket vil involvere ansvarlig forurenser i den grad det er nødvendig.
Hovedregelen er at kommunen har:
Kommunen har ansvar for at alle lover og regler knyttet til et tilsettingsforhold blir ivaretatt. Ansettelse av midlertidig personell er kommunenes ansvar, og skjer normalt i den kommunen hvor hendelsen har inntruffet.
For innleid personell er det utleier som har personalansvaret.
Alt personell i aksjonsorganisasjonen er dekket av de forsikringsvilkår som automatisk følger av tilsettingsforholdet.
Personell som til daglig er fast ansatt i en av kommunene som inngår i IUA og er avgitt til beredskapsorganisasjonen eller bistår på annen måte, skal lønnes i henhold til gjeldende tariffavtale.
Midlertidig tilsatte som inngår i aksjons- organisasjonen og har oppgaver knyttet direkte til bekjempelse av akutt forurensning, for eksempel strandrensing, skal lønnes etter timesats for stillingskode 7517, alternativ 1, maks ansiennitet. Det skal ikke utbetales tillegg for smuss eller lignende i tillegg til denne timesatsen.
Ved større hendelser kan det også være aktuelt å tilsette midlertidig personell i støttefunksjoner som for eksempel økonomi, administrasjon, kantine og renhold. For denne type tilsettinger benyttes kommunens gjeldende tariffavtale.
Følgende oppgaver skal ivaretas:
Bestemmelsene om arbeidstid er regulert i arbeidsmiljøloven kapittel 10. Disse skal beskytte arbeidstaker mot uheldige fysiske eller psykiske belastninger, slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn.
Bestemmelsene i arbeidsmiljøloven kapittel 10 kan fravikes for arbeid som på grunn av naturhendelser, ulykke eller andre uforutsette begivenheter må foretas for å avverge fare for eller skade på liv eller eiendom, jf. arbeidsmiljøloven § 10-12 tredje ledd. I så fall skal arbeidstakeren sikres kompenserende hvile- perioder eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern.
Det er viktig at arbeidet organiseres slik at det ikke utsetter arbeidstakerne for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og slik at det er mulig å ivareta sikkerheten. Dette kan blant annet ivaretas gjennom en skiftordning.
Unntaksbestemmelsen gjelder så lenge en ikke har kontroll over situasjonen for å avverge liv eller helseskade. Selv om unntaksbestemmelsen gjelder må arbeidsgiver tilstrebe at arbeidstakerne sikres nødvendig hvile. Det bør derfor ikke legges opp til arbeidstidsordninger som medfører at personellet slites ut tidlig i aksjonen. Den enkelte leder har derfor et særskilt ansvar for at personellet får tilstrekkelig hvile.
Hovedregelen er at den ansvarlige forurenseren skal dekke det offentliges utgifter for tiltak som den ansvarlige selv egentlig skulle ha gjennomført, jf. forurensningsloven § 76 første ledd. Den ansvarlige skal også dekke utgifter til vederlag etter forurensningsloven § 75, som i så fall blir innlemmet i statens refusjonskrav overfor den ansvarlige.
Dette kapittelet omhandler hvilket økonomisk ansvar kommunen eller IUA har under en aksjon mot akutt forurensning og økonomifunksjonens ansvar, rolle, oppgaver og krav til oppfølging under en slik aksjon.
Når kommunen eller IUA setter i verk tiltak på vegne av forurenser i henhold til forurensningsloven § 46 andre ledd, kan kommunen eller IUA kreve sine utgifter for tiltakene erstattet av den ansvarlige, jf. forurensningsloven § 76 og kapittel 8.
Kystverket kan om nødvendig, og dersom kommunen eller IUA ber om det, bistå med juridisk og økonomisk rådgivning i forbindelse med utforming, dokumentasjon og innsending av økonomiske krav til ansvarlig forurenser.
Dersom kommunen eller IUA etter anmodning har fått bistand fra en annen kommune eller IUA etter forurensingsloven § 47 første ledd, skal kommunen gi vederlag for denne bistanden, jf. forurensningsloven § 75 andre ledd.
Kommunen har plikt til å sette i verk tiltak etter forurensningsloven § 46 andre ledd. Kommunen eller IUA som har hatt vesentlige utgifter i forbindelse med slike tiltak, kan søke Kystverket om vederlag til dekning av sine utgifter i medhold av forurensningsloven § 75 fjerde ledd. Kommunen eller IUA har imidlertid ikke noe krav på slikt vederlag.
Dersom kommunen eller IUA bistår når Kystverket aksjonerer, har kommunen eller IUA krav på vederlag, jf. forurensningsloven § 75 andre ledd.
Har kommunen eller IUA (i løpet av aksjonen) store utlegg og ikke kan vente på vederlaget, kan Kystverket gi forskuddsutbetalinger i henhold til prognose utarbeidet i samsvar med Kystverkets retningslinjer.
Kommunens eller IUAs hjemmel til å pådra seg kostnader under statlige aksjoner mot akutt forurensning følger av Kystverkets aksjonsordre og eget brev som omhandler økonomi og administrative fullmakter.
Kommuner som inngår i IUA har i fellesskap ansvaret for alle økonomiske disposisjoner som deres beredskapsorganisasjon gjør.
Retningslinjene nedenfor skal følges
Ved andre aksjoner for å begrense akutt forurensning er det frivillig å bruke disse retningslinjene, men det anbefales at de følges så langt de passer dersom det skal fremmes krav ovenfor ansvarlig forurenser.
Det forutsettes at økonomifunksjonen i IUAs beredskapsorganisasjon har nødvendige fullmakter for å kunne ivareta rollen på vegne av de kommunene som inngår i beredskaps-organisasjonen.
Funksjonen må ha tilstrekkelige ressurser til å løse sine oppgaver. Større aksjoner kan utløse ressursbehov ut over det IUAs økonomifunksjon er dimensjonert for. I slike tilfeller anbefales det å styrke økonomifunksjonen med ressurser fra kommunen(es) administrasjon.
Økonomifunksjon i kommunen eller IUA har ansvar for:
Kystverket vil ta kontakt med økonomifunksjonen i kommunen eller IUA snarest mulig, fortrinnsvis første virkedag etter at kommunen eller IUA er mobilisert. Formålet med dette er å bidra til at funksjonen etablerer systemer som ivaretar kravene til dokumentasjon, samt å gjennomgå sentrale områder i denne veilederen. Videre oppfølging/rådgivning/møtestruktur vil bli avtalt.
Når kommunen og IUA deltar i en aksjon ledet av Kystverket, skal det utarbeides en prognose for de totale kostnadene en antar at kommunen og IUA vil få, jf. vedlegg «Mal for prognose».
Prognosen for kommunens eller IUAs kostnader skal godkjennes av Kystverket og vil fungere som budsjett for aksjonen som kommunen eller IUA skal styre etter. Ved langvarige aksjoner kan det bli aktuelt å utarbeide prognose flere ganger. Dette er særlig aktuelt dersom omfanget av innsatsen endres vesentlig i aksjonsperioden.
Første prognose skal oversendes Kystverket senest en uke etter aksjonsstart.
Hovedregelen er at kostnaden må være nødvendig for å bekjempe den akutte forurensningen, samt at kravet dokumenteres og formidles i henhold til retningslinjene i denne veilederen.
Primært vil kommunen eller IUA gjennomføre tiltak på land (strandrensaksjon) og ha kostnader knyttet til denne innsatsen. I tabellen under er det listet opp eksempler på hvilke kostnader som kommunen eller IUA kan forvente å få refundert av Kystverket.
Kommunen kan ha kostnader som følge av hendelsen som ikke knytter seg direkte til bekjempelsen av akutt forurensning, og dermed ikke kommer inn under refusjonsordningen fra Kystverket.
Kommunen kan i slike tilfeller fremme et erstatningskravdirekte til ansvarlig forurenser for disse kostnadene, jf. forurensningsloven § 57. Kystverket kan gi råd i saker hvor dette er aktuelt.
Frem til regnskapet er revidert og godkjent er alle utbetalinger fra Kystverket til kommunene å anse som foreløpige (forskudd). Grunnlaget for foreløpige utbetalinger er godkjente prognoser eller delfakturering av regnskapsførte kostnader.
Føring av aksjonsregnskapet
Aksjonskostnadene skal defineres som et prosjekt i regnskapssystemet, slik at regnskap for aksjonen kan tas ut som et prosjektregnskap. Kommunen eller IUA fører regnskap i sitt ordinære økonomisystem og i henhold til god regnskapsskikk. Alle bilag skal følge vederlagskravet.
Merverdiavgift
Det er ikke å anse som omsetning etter reglene i lov om merverdiavgift når kommunen eller IUA aksjonerer basert på sin selvstendige aksjonsplikt etter forurensningsloven. Dette er et krav om vederlag for kommunens/ IUAs utgifter knyttet til aksjonering/innsats for egen kommune. Kommunen har derfor rett til kompensasjon for merverdiavgift etter merverdiavgiftskompensasjonsloven. Vederlagskravet skal derfor være uten merverdiavgift. Det er viktig å huske på de korte fristene som gjelder for søknad om slik kompensasjon. Plikten til å overlate rådigheten over lovpålagte beredskapsressurser til en statlig aksjonsledelse utgjør ikke en levering i merverdiavgiftslovens forstand. Kommunene kan dermed fremsette krav etter merverdiavgiftskompensasjonsloven. Når kommunene fakturer sitt eget IUA for utgifter i forbindelse med aksjoner skal det ikke være merverdiavgift på eget materiell og personell.
Videre skal fradrag for momskompensasjon være på samme organisasjonsnummer som er brukt ved kjøp av varer og tjenester. Det betyr at alt som faktureres av refusjon fra «deltakerkommuner» i IUA skal være uten merverdiavgift. All fakturering av varer og tjenester til Kystverket i forbindelse med statlige aksjoner skal foretas uten merverdiavgift.
Rapportering om påløpte kostnader
Under aksjonen skal det sendes rapport om påløpte kostnader per uke (mandag til søndag), jf. vedlegg ”Regnskapsrapportering med veiledning”, gruppert slik det fremkommer i pkt. 6.3.8.”Kostnadsinndeling”.
Rapport om regnskapsførte kostnader
Rapporten skal følge refusjonskravet og være gruppert slik det fremkommer i pkt.
6.3.8.”Kostnadsinndeling”. I tillegg skal rapporten inneholde opplysninger om dato for remittering, bilagsnummer, konto som er belastet (Kostra), leverandør, beløp samt et merknadsfelt hvor tjeneste eller vare er beskrevet så godt som mulig. Rapporten skal om mulig konverteres til Excel og oversendes Kystverket elektronisk.
Krav til bilag og dokumentasjon
Kommunen eller IUA må kunne dokumentere sine faktiske kostnader knyttet til aksjonen. Økonomifunksjonen i kommunen eller IUA har ansvaret for å kontrollere at regnskapsbilagene tilhører aksjonen, at det var en nødvendig anskaffelse rekvirert og innkjøpt til rett tid, at de oppfyller kravene til regnskapsbilag og kommunisere hvordan bilagene skal dokumenteres og konteres av de som sørger for kontroll og godkjenning.
Hovedregelen er at det skal stilles de samme krav til bilag knyttet til aksjonen som til øvrige regnskapsbilag i kommunen. Det er imidlertid et utvidet krav om at bilagene i størst mulig gra skal være selvforklarende, slik at Kystverket på selvstendig grunnlag kan forklare kostnadene overfor ansvarlig forurenser.
Administrativt påslag kan benyttes for å dekke kostnadene ved bruk av telefon, kopimaskin, rekvisita etc., og erstatter da de reelle kostnadene kommunen eller IUA har hatt. Påslaget beregnes som 5 % av vederlagskravet for personalkostnadene (lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og arbeidsgivers pensjonsinnskudd) for fast ansatt personell.
Utregningen skal forelegges Kystverket som eget bilag i refusjonskravet. Alternativt må de faktiske kostnadene dokumenteres. Påslaget skal regnskapsføres så det fremkommer under kostnadsgruppe 12 i aksjonsregnskapet.
Kostnader ved tilsetting av midlertidig personell
Ved store aksjoner vil kommunen eller IUA måtte tilsette midlertidig personell. Midlertidig personell vil medføre administrative kostnader for eksempel knyttet til tilsetting, utbetaling av lønn og lønnsinnberetning.
Kommunen eller IUA kan beregne hvor mye tid som er medgått til dette arbeidet, og kreve de faktiske kostnadene refundert. Beregningen må dokumenteres.
Prosjektregnskapet skal underlegges ordinær revisjon i henhold til interne rutiner i den enkelte kommune eller IUA. I tillegg til ordinær revisjon skal det kontrolleres at følgende avtalte kontrollhandlinger i samsvar med «Internasjonal standard for beslektede tjenester (ISRS) 4400)» er gjennomført:
Kommunen eller IUA plikter å inngå skriftlig avtale med revisor om disse handlingene, se vedlegg «Standard engasjementbrev for et oppdrag som består i å utføre avtalte kontrollhandlinger».
Revisor bør engasjeres så tidlig som mulig, og kopi av inngått avtale skal følge første krav om vederlag som oversendes Kystverket. Prosjektregnskapet skal avsluttes så snart siste krav om vederlag er sendt Kystverket og oversendes revisor for videre behandling.
Revidert regnskap med «Revisors uttalelse ved revisjonsoppdrag» skal oversendes Kystverket senest én måned etter at regnskapet er avsluttet og overlevert ansvarlig revisor. Kystverket vil gjennomgå regnskapet og rapporten og skriftlig bekrefte godkjenning av aksjonsregnskapet. Inntil dette er gjort, er alle utbetalinger å anse som foreløpige.
Følgende alternative fremgangsmåter er aktuelle ved oversendelse av krav, avhengig av om det er en kommunal eller statlig aksjon:
Fremgangsmåten for innsending av krav etter pkt. 1 omhandles ikke i denne veilederen.
Refusjonsperioder – krav om vederlag:
Ved aksjoner som pågår over lengre tid, skal det fremmes krav om vederlag til Kystverket for hver kalendermåned. Det første kravet fremmes etter første hele kalendermåned, mens det siste kravet fremmes når kommunen eller IUA har fått oversikt over de siste kostnadene og aksjonsregnskapet er avsluttet og revidert.
Kvalitet på dokumentasjon:
Ettersom dokumentasjonen også skal brukes til å underbygge statens refusjonskrav overfor ansvarlig forurenser, stilles det strenge krav til dokumentasjonen av krav om vederlag. Dokumentasjonen må vise at kostnadene skyldes aksjonen mot akutt forurensning og at kostnadene står i et rimelig forhold til den miljøtrusselen som forelå.
Vederlagskravene skal derfor dokumenteres med kopi av alle underliggende bilag og annen underdokumentasjon slik det er beskrevet pkt. 6.3.5 «Krav til regnskap, rapportering, bilag og dokumentasjon».
Det endelige kravet skal i tillegg være dokumentert med:
Kostnadsinndeling i aksjonsregnskapet:
Kystverket tilpasser seg europeiske retningslinjer for oversendelse av krav. Regnskapsrapporten skal derfor settes opp i henhold til denne kostnadsinndelingen:
Som vist i tabellen er det foreslått å opprette noen nye konti eller arter i den kommunale kontoplanen ved å skifte ut det siste sifferet med et som kommunen ikke bruker til andre formål. Dette for å forenkle rapportering til Kystverket. Kommunen eller IUA må selv vurdere om dette lar seg gjøre. Alternativt kan kostnadene sorteres manuelt i Excel før krav om vederlag sendes.
Saksbehandlingstid og utbetalinger fra Kystverket:
Kravene og søknadene vil bli fortløpende behandlet og om mulig utbetalt senest to uker etter mottak. Utbetaling forutsetter at dokumentasjonen oppfyller kravene i denne veilederen.
Alle utbetalinger er å regne som forskudds-betalinger frem til revidert sluttregnskap er mottatt og godkjent. Kystverket kan holde tilbake en prosentvis andel av det totale kravet for om nødvendig kunne foreta en avregning avslutningsvis.
Krav om vederlag og søknad om forskuddsutbetaling sendes:
Kystverket
Postboks 1502
6025 Ålesund
Epostadresse kan også brukes.
Saksbehandlingen under aksjoner skal gjennomføres etter god forvaltningsskikk og etter forvaltningslovens bestemmelser der denne gjelder. Prinsippet om meroffentlighet etter offentlighetsloven gjelder også under aksjoner.
Dette er omhandlet i pkt. 6.3.5 «Krav til regnskap, rapportering, bilag og dokumentasjon» og 6.3.8 «Oversendelse og innløsning av krav på vederlag».
Etter at aksjonen er avsluttet, vil Kystverket be om å få tilsendt en sluttrapport.
Sluttrapporten skal beskrive tiltak som er satt i verk og beslutninger som er fattet av kommune eller IUA. Mal for sluttrapporten følger vedlagt.
Dokumentasjon av saksgang og beslutninger skal arkiveres. Ifølge arkivloven § 6 har «offentlige organ plikt til å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygget som informasjonskilder for samtid og ettertid».
Etter forskrift om offentlige arkiv § 2-6 «skal offentlige organ ha en journal som registrerer alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokument for organet, dersom det er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon».
Dette vedlegget har to formål:
Dette er kun et supplement til lov og forskrift for anskaffelsesvirksomhet, og skal ikke være til hinder for at konkurransen i markedet utnyttes best mulig.
Ved langvarige aksjoner må Kystverkets aksjonsledelse vurdere påløpte og beregnede leiekostnader opp mot kostnader for nyanskaffelse. Denne vurderingen bør tas fortløpende under hele aksjonen.
Dekkes av aksjonen og er ikke inkludert i satsene som fremgår av punkt A.
Skal i størst mulig grad håndteres av Kystverkets aksjonsledelse iht. standard avtaler.
Døgnsats bør ikke overstige de til enhver tid gjeldende rater for Fartøy i Kystnær Beredskap hos Kystverket. For fartøy under 10 meter, bør det vurderes om denne raten skal reduseres.
Fartøyer som har blitt tilgriset under aksjonen vil Kystverkets aksjonsledelse sørge for etablering av nødvendige vaskestasjoner.
Beregning av slik godtgjørelse skal alltid avtales med Kystverkets aksjonsledelse på forhånd.
Annen erstatning / krav om større utbetaling må fremmes overfor Kystverkets aksjonsledelse på samme måte som man ellers ville gjort ovenfor eget forsikringsselskap. Saken vil behandles i samråd med utleieres forsikringsselskap. Det samme gjelder dersom det kreves større utbetaling enn det som kommer frem av regulativsatsene.
Dokumentet kan lastes ned nederst på denne siden.
Dokumentet kan lastes ned nederst på denne siden.
Ratene som påløper når Statens beredskapsmateriell leies ut eller på annen måte tas i bruk under aksjoner er fastsatt i henhold til retningslinjer gitt i «EU States Claims Management Guidelines» utgitt av European Maritime Safety Agency i Des 2012. Ratene som angis gjelder for beredskapsmateriell fra Kystverkets og IUAs depoter. Rater for fartøy og det beredskapsmateriellet som det aktuelle fartøyet normalt er utstyrt med er angitt i egen liste.
Ulike kategorier gjenbruksmateriell har forventet levetid under aksjon:
Forbruksmateriell kasseres når det har sluttet å fungere eller etter endt aksjon.
Ratene er beregnet med utgangspunkt i materiellets anskaffelsesverdi, lagrings-, vedlikeholds- og driftskostnader og øving av personell til å betjene materiellet.
Ratene er beregnet etter følgende modell:
Raten løper fra det tidspunktet materiellet mobiliseres til det tas i bruk under aksjonen og fra da det går ut av aksjonen til det er tilbakestilt og klargjort for ny aksjon.
Raten løper fra det tidspunktet materiellet tas i bruk under aksjonen til det går ut av aksjonen igjen.
Faktiske kostnader til håndtering, transport, vask og eventuell reparasjon av materiellet kommer i tillegg.
Forbruksmateriell gjenanskaffes og gjenanskaffelseskostnaden benyttes.
Liste med pris på forskjellige typer materiell kan lastes ned nederst på siden.
Instruksen finner på Lovdata.
Malen kan lastes ned lenger ned på siden.
Malen kan lastes ned lenger nede på denne siden.
Eksempel på engasjementsbrev for et oppdrag som består i å utføre avtalte kontrollhandlinger kan lastes ned lenger nede på denne siden.
Eksempel på rapport av faktisk resultat av kontrollhandlinger vedrørende prosjektregnskap etter aksjoner mot akutt forurensning kan lastes ned lenger ned på denne siden.
Det er utarbeidet en egen administrativ veileder for kommuner og IUA som beskriver hvordan innkjøp, økonomi og administrasjon skal håndteres under statlige aksjoner. Vi forutsetter at veilederen er kjent for kommuner og IUA.
Dette vedlegget er ment som et supplement og et hjelpemiddel i akuttfasen, hvor erfaringene fra tidligere aksjoner viser at det er behov for noen raske avklaringer og retningslinjer. Kapitlene det refereres til i denne hurtigveilederen er i hovedsak 6 og 7
Eksempel:
Habilitetsreglene medfører bl.a. at ansatte i kommuner og IUA som er med på å beslutte eller å tilrettelegge for beslutninger om for eksempel å leie båter under aksjoner, ikke selv kan drive med utleie til kommunen under aksjonen. Dersom det ikke finnes andre leiealternativer, må den ansatte fratre ved beslutningen.
Her finner du standard skjema for offentlige anskaffelser.
Vi anbefaler at det tas kontakt med kommunens innkjøpsseksjon for bistand.
Under statlige aksjoner vil Kystverket ta kontakt med økonomifunksjonen i kommunen og økonomifunksjonen i IUA snarest mulig og senest første hverdag etter mobilisering.
Økonomifunksjonen i kommunen/IUA har innledningsvis ansvar for å:
Prognosen for kommunens/IUAs kostnader skal stadfestes av Kystverket og vil da være budsjettet for aksjonen som kommunen/IUA skal styre etter.
For utfyllende informasjon og videre oppfølging av økonomi knyttet til aksjonen vises det til den administrative veilederen.
OBS!
Annet det er viktig å være spesielt oppmerksom på:
Dokumentere operative begrunnelser for dimensjonering av innsatsen
Ved tap av personlig ustyr; legg ved rapport om hendelsen
Ved personskade; legg ved rapport om hendelsen
Ta vare på alle mail, lag notater etc. for å stifte bak på bilagene
Påfør registreringsnummer på drivstoffregninger og navn på personell som har kjøpt mat mv
Husk leieavtaler ved eventuelt leie av biler/andre kjøretøy
Legg ved prislister for bruk av eget (kommunens/IUAets materiell)
Husk å føre kjørebøker ved bruk av leiebil/arbeidsgivers bil
Ved innleie av personell; husk dokumentasjon som timelister og arbeidsavtaler
Husk å søke disp. fra Arbeidstilsynet dersom arbeidstidsbestemmelsene antas å overskrides (antall overtidstimer etc)
Begrunn valg av ressurser – spesielt ved bruk av eget personell på overtid kontra innleid personell
Før forpliktelsesregnskap!
Dette er punkter Kystverket erfaringsmessig vet blir etterspurt fra skadevolders forsikringsselskap.
(1) Kravet til konkurranse ”så langt det er mulig”, tilsier at tidspress etter en konkret vurdering, kan begrunne fravikelse av dette utgangspunktet, jf. FOA § 3-1(1). Dersom det ikke er tid til å innhente flere tilbud fra flere leverandører, bør dette dokumenteres i anskaffelsesprotokoll.
(2) Mal for prognose finner du i vedlegg F.
Malen kan lastes ned lenger nede på denne siden.
Skjema for kostnadsberegning kan lastes ned nederst på siden.
